Werkgevers mogen van de Belastingdienst reiskosten onbelast vergoeden tot 19 cent per kilometer. De fiscus maakt hierbij geen onderscheid in zakelijke kilometers of woon-werkververkeer. Maar binnen de meeste organisaties verschillen deze vergoedingen wel. Waar de woon-werkvergoeding vaak lager ligt dan 19 cent, is de vergoeding voor zakelijke kilometer dikwijls hoger.
Door deze twee vergoedingen met elkaar te verrekenen, ook wel salderen genaamd, hoeft de werknemer minder of soms zelfs geen inkomstenbelasting over de vergoedingen te betalen. Helaas voor werknemers maken maar weinig werkgevers optimaal gebruik van deze fiscale ruimte.
Gedetailleerde kilometerregistratie
Werkgevers die wel salderen doen dit vaak maandelijks, terwijl het verrekenen van reiskosten aan het eind van het jaar een hogere netto vergoeding oplevert. Om de kilometers jaralijks met elkaar te verrekenen is een goede kilometterregistratie nodig. ‘Je moet het aantal kilometers, het reisdoel en het vervoersmiddel voor elke medewerker individueel registreren en verrekenen’, vertelt Jack de Kraaij, directeur van mobiliteitsspecialist Workaway.
Het bedrijf, dat gespecialiseerd is in mobiliteitsoplossingen, biedt een systeem dat dit volledig geautomatiseerd doet. Het registratie- en declaratiesysteem Reisbalans kan reisbewegingen automatisch registreren.
Omdat veel werkgevers niet beschikken over een betrouwbare kilometeradministratie wordt het verrekenen van reiskosten vaak helemaal achterwege gelaten, zegt De Kraaij.
‘Werkgevers hebben te weinig inzicht in het aantal kilometers per individuele medewerker om goed te salderen. Reiskosten verreken kost veel tijd. Het is echt iets wat je doet uit goed werkgeverschap, niet omdat het financieel iets oplevert, maar vanaf volgend jaar wordt salderen ook voor werkgevers een stuk belangrijker.’
Salderen belangrijker door WKR
Met de invoering van de nieuwe Werkkostenregeling (WKR) per 1 januari 2015 mogen werkgevers nog maar 1,2 procent van het totale fiscale loon onbelast uitgeven aan vergoedingen en verstrekkingen. Deze vrije ruimte in de WKR kan gebruikt worden voor reiskostenvergoedingen boven de 19 cent per kilometer, maar ook voor allerlei andere werkgerelateerde kosten.
‘Als je geen gebruik maakt van saldering zal je al snel je vrije ruimte in de Werkkostenregeling moeten aanspreken. Door die ruimte ben je zo heen. Dat is lastig als je bijvoorbeeld nog een bedrijfsuitje wil organiseren, want over alles boven die vrije ruimte betaal je 80 procent belasting’, besluit de Kraaij.
door Emiel Lijbrink, P&O Actueel, 16 oktober 2014