Digitaal met elkaar communiceren vraagt om nét wat andere vaardigheden dan wanneer je elkaar ziet tijdens het gesprek. Waar moet je op letten?
Voor sommigen zal thuiswerken nieuw voelen, maar voor Wim Postma is er qua werkomgeving weinig veranderd. Softwarebedrijf CE-IT kent geen fysiek kantoor, Postma werkt al tien jaar op afstand. “Ik hoef ‘s ochtends niet in de file te staan en ik ben veel productiever thuis.”
Toen hij tien jaar geleden bij het bedrijf begon, moest Postma wel even wennen. “Ik had de neiging om enorm lang te blijven werken.”Om dat te voorkomen, zou Postma als eerste tip willen geven om een ritme in je dagen te houden. “Ga ‘s ochtends even douchen en kleed je aan. Ook als niemand je ziet.”
De communicatie die de acht werknemers van het bedrijf hebben, verloopt bijna helemaal digitaal. Dat vraagt aan het begin wat aanpassingsvermogen. “Je moet actiever communiceren, omdat mensen niet zien wat je doet. Zie je een collega ergens over zuchten, dan is het makkelijker je hulp aan te bieden als je naast iemand zit. Nu moeten mensen actief om hulp vragen en het zelf ook aanbieden.”
Schrijf kort en bondig
Ook vraagt digitale communicatie om een kort en bondige schrijfstijl. “Als je met elkaar praat, kan je doorvragen als je iets niet begrijpt. Als je dat schriftelijk doet, ben je zo tien berichten verder. Kom direct tot de kern en zorg dat je je mail in alinea’s verdeelt, zodat je lezer direct ziet welke informatie bij elkaar hoort.”
“Ga ‘s ochtends even douchen en kleed je aan. Ook als niemand je ziet.”
Wim Postma
Roderik van Grieken, directeur van het Nederlands Debat Instituut, gebruikt graag de techniek van het tellen en labelen. “Geef aan hoeveel argumenten je hebt, waarbij je er niet meer dan drie opsomt. Vervolgens geef je signaalwoorden van wat je wil zeggen. Op die manier kunnen mensen makkelijker luisteren.”
Van Grieken stelt dat de rol van voorzitter in een videovergadering of call nog belangrijker is geworden nu iedereen op afstand zit. “Spreek bijvoorbeeld af dat iedereen z’n microfoon dempt zolang een ander spreekt. Op die manier heb je geen achtergrondgeluiden.”
De chatfunctie, die in veel diensten beschikbaar is, kan handig zijn om aan te geven dat je een vraag hebt.” Postma sluit daarbij aan met een extra tip: “Laat elkaar uitpraten. Het is soms lastig om te zien wanneer iemand klaar is met praten, maar ga er niet dwars doorheen.”
Hou iedereen betrokken
Managers moeten in de huidige situatie nog meer dan anders een verbindende factor binnen het bedrijf – een must om iedereen betrokken te houden. Postma: “Tussen de zakelijke gesprekken probeer ik ook wat luchtige onderwerpen aan te boren, zodat er een ontspannen sfeer ontstaat.” Van Grieken plant met zijn team wat extra tijd eens in de week om bij te praten hoe het gaat. “Op die manier hoef je dat niet in elke vergadering te doen.”
“Laat elkaar uitpraten. Het is soms lastig om te zien wanneer iemand klaar is met praten, maar ga er niet dwars doorheen”
Wim Postma
In die ontspannen gesprekken is er ruimte voor grapjes, maar voor de rest is Van Grieken terughoudend. “Normaliter kun je dat beter inschatten. Komt iemand binnen met hangende schouders of met de borst vooruit? Dat soort relevante informatie mis je.”
Postma vindt dat een grapje nog steeds moet kunnen. “Al moet je veel beter luisteren, want soms kun je aan de klank van de stem horen dat iets niet goed landt. Dat luistert heel nauw.”
(bron: nu.nl/ Loeka Oostra)